在《專案管理是什麼？認識專案管理常見模式、流程與優點》中，我們介紹了專案管理常見的兩種模式：瀑布式 Waterfall 以及敏捷式 Scrum，以及專案管理的3大關鍵、常見工具等。今天這篇文章將和你分享專案管理四個重要流程階段，幫助你有效掌控專案進度。
認識「專案管理」
所謂的專案管理，就是將管理的知識、方法及工具應用於專案上，確保按時、按質、按預算完成，這當中通常會涉及人、事、物的管理，計畫、控制與調整過程。那麼從專案啟動到結束的過程中有哪些關鍵點呢？
如何開始專案？專案管理四大流程
專案管理的核心主要放在「準時的交付價值」。而要做到準時交付價值，我們一般會經過四個重要階段步驟：啟動、規劃、執行、驗收交付。
專案管理流程一、專案的啟動
專案啟動階段的關鍵是「明確方向」，而專案一定是因為某個需求而產生，需求背後通常是基於公司看到某個機會並形成策略，因此產生需求後延伸出專案。
在專案啟動階段，你必須確認專案行程背後的原因脈絡，並針對目標、範疇、時程與預算進行初步確認，包含「要解決什麼問題」、「要達成什麼目標」、「要做到哪些需求」、「何時要交付」、「有多少資源跟預算」等。
在專案啟動階段需要注意的是：
1. 專案啟動的原因不明，缺乏上游資訊就草率開始
2. 專案的期待與目標不明確，不知道要產出什麼價值
3. 專案時程用壓的，範疇用喊的，缺少實際預算執行
至於專案啟動前，我們該如何決定專案的優先順序呢？
做為一個專案經理，經常需要面對老闆、團隊內部不同角色提出的多種需求，你必須思考「什麼才是對大家都有價值的」以及「資源如何使用才能創造最大價值」，因此將你的資源使用狀態透明化和量化專案價值是非常重要的。
除此之外，你也需要搞懂在你的公司內通常如何決定任務的優先順序，以及如何設定目標並進行需求溝通，這裡面有非常多的細節我們都會在下列單元中有更多詳細的說明。
專案管理流程二、專案的規劃
專案規劃階段的關鍵是「消除不確定性」，在規劃階段一般會探討幾件事情：
1.做哪些事？怎麼做？
從前期的目標和範疇往下展開有哪些細節的工作項目、怎麼做到。
2.誰來做？
每個工作項目該由誰來負責，哪些人會參與這個專案。
3.何時做？要多少時間？
每個工作項目預計何時啟動，要花多少時間完成。
4. 得什麼結果？誰驗收？
針對每個工作項目要產出什麼交付物，又該由誰來驗收確認完成。
通常在做專案的初步規劃時，會有很多的不確定性，例如時間的估算、細節的未知、突發狀況等等，因此列出不確定性清單後你必須試著解決這些不確定性，接著再展出第二版更可行的專案規劃。
在專案規劃階段需要注意的是：
1. 因為害怕請教、調整資源分工，而對於不確定性視而不見
2. 預估太樂觀，沒有保留餘裕，以至於忽略突發狀況或風險
3. 規劃太粗略，展開不夠細節，到執行階段才四處踩雷
規劃階段對專案管理來說是很重要的關鍵任務，也可能對新上手專案管理的人來說非常困難，因為必須到處協調資源、人力等，一般都需具備專案規劃的技巧，以及很多的會議來溝通。
至於專案規劃的重點，你一定要先認識工作分解結構 WBS (Work Breakdown Structure) ，簡單的說就是將專案分解展開成細部工作，並為每項工作排妥計畫與負責人，WBS中最少會包含做哪些事(What)、誰來做(Who)、何時做&做多久(When)、得到什麼結果(Result)，透過WBS 我們可以確保專案的每一部分都得到適當的關注，並有效地推進。
在下列單元中，我們會詳細說明 WBS 的應用方法及案例，並且提供範本讓你實際練習！
專案管理流程三、專案的執行
專案執行階段的關鍵是「精準執行與變更管理」，在前一個階段的規劃完成後，如果不確定性大多被排除了，那只要好好落實計畫、精準執行，專案的成功機率就更高了。
但第二個核心工作是變更管理(change management)，也就是當現實與計畫出現不一致的時候，我們會如何應變，這裡的變更一般分為內部的規劃與控管不當，或外部無法預期的原因，當變更一旦發生就必須調整計畫、暫緩或忽略拒絕。
在專案執行階段需要注意的是：
1. 確保一切按照計畫進行，如果與計畫不同代表發生變更
2. 變更的可能來源很多，需要有效管理並建立起變更管理的規範與邏輯
至於執行階段，大家最擔心的挑戰包含：溝通問題、進度跳票、資源分配等，因此有四個訣竅可以幫助你的專案順利按表操課：
1. 每日站立會議 (stand-up meeting)，掌握最新狀況並及早知道可能的變因
2. 預先確保資源到位，提早確認會影響重要行程的變因
3. 確保工作如期開工，如期進行
4. 不輕易接受延誤，避免累積專案風險
那麼如果過程中還是發生意外與預期之外的突發事件該如何因應呢？可以參考下列單元了解更多處置的原則及步驟。
專案管理流程四、專案的交付驗收
專案交付驗收階段的關鍵是「專注於成果交付」，根據規劃階段安排的交付物、誰驗收，來進行逐步交付。
當每個工作項都被驗收完成，就代表專案告一段落，這時候你可以把專案過程中的學習進行整理產出，持續精進專案管理的能力。
在專案交付驗收階段需要注意的是：
1. 確保所有交付物都順利完成驗收，不會持續拖延無法結案
2. 順利結案並創造預期效益，就是專案經理的核心任務
3. 覆盤專案中的學習，重複性較高的專案可訂出 SOP
為什麼需要專案管理？透過專案管理流程提升工作掌握度
我們強調《為什麼人人都要學專案管理》？因為你的工作中一定會面臨「需求改來改去、感覺工作沒價值、加班加不完、跨部門溝通很吃力」等困擾，這些透過專案管理的學習都能獲得解答。
當你更了解專案的階段與成功的關鍵因素，你會發現你對工作的掌握度提升了不少，因為你比別人更清楚專案的目標需求、要產生的價值是什麼，該如何做出更到位的規劃與執行，以及面對變動因素時如何處理。
而在團隊協作上，你也能更清楚掌握利害關係人，讓會議及溝通過程更順利推進，最後順利交付驗收獲得效益。
結論
由於現在的環境多變性高，因此當我們提到一個好的專案經理必須具備的能力時，更強調「按照現況隨時調整計劃，並且逐步朝向目標前進」。
當你在學習專案管理時，一定要先建立思維，了解專案背後要解決什麼問題(Why)，再透過專案管理的四大流程框架逐一解決問題(How)，最後才是學習選用什麼樣的專案管理工具(What)。
歡迎你透過商業思維學院的《專案管理學程》幫助你系統化學習專案管理方法！
